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Durch ein effektives Ablagesystem sparen Sie Zeit und Energie, wenn Sie wichtige Informationen haben, die schnell aus einer großen Menge von Dateien abgerufen werden müssen. Es gibt zwei Arten von Ablagesystemen: solche mit Zahlen oder numerischen Systemen und solche mit Buchstaben oder alphabetischen Systemen. Das Erlernen des Umgangs mit diesen Systemen ist unerlässlich, um sich für das für Sie am besten geeignete System zu entscheiden. Obwohl es mehrere Kategorien gibt, ist es einfach, die Grundlagen dieser Ablagesysteme zu verstehen.
Entscheiden Sie sich für den Typ des alphabetischen und numerischen Systems, der für die zu archivierenden Dokumenttypen am besten geeignet ist. Es gibt drei grundlegende alphabetische Systeme und vier numerische Systeme, von denen das häufigste das Dezimalsystem ist. Die drei alphabetischen Systeme sind aktuell, enzyklopädisch und geografisch.
Beginnen Sie mit der Definition des "topischen alphabetischen" Systems. Dies wird auch als "Wörterbuch" -System bezeichnet und ist am einfachsten zu verstehen. In diesem Fall gibt jede Datei einen Titel an und diese Titel sind in alphabetischer Reihenfolge von A bis Z angeordnet. Sie sind nicht in Themen gruppiert und haben keine Kategorien, so dass dieses System normalerweise für kleinere Mengen von Dateien am besten geeignet ist.
Verstehen Sie das "Enzyklopädie-" oder "klassifizierte" System. In diesem System gibt es große übergreifende Überschriften oder Themen wie Geschichte oder Philosophie, in denen kleinere Themen alphabetisch gruppiert sind. Falls erforderlich, können zusätzliche Dateien in alphabetischer Reihenfolge in diesen Unterüberschriften angeordnet werden. In der Geschichte könnten Sie beispielsweise Unterüberschriften mit Jahrzehnten und innerhalb dieser Dateien haben, die bestimmte Aspekte der Geschichte wie Technologie oder Krieg bezeichnen. Diese Unterkategorien können fortgesetzt werden, bis Sie das Gefühl haben, dass das Ablagesystem für Sie effizient ist.
Erwägen Sie, das "geografische" System für Dokumente zu erlernen, die Informationen zu Orten enthalten. Ähnlich wie das Enzyklopädiesystem verfügt dieses System über Hauptkategorien wie Länder oder Bundesstaaten, in denen Unterkategorien wie Städte in alphabetischer Reihenfolge abgelegt sind.
Verstehen Sie zumindest die Grundlagen von Dezimal-Ablagesystemen. Dies ist das Dewey-Dezimalsystem, das am häufigsten von Bibliotheken verwendet wird, um Bücher und Nachschlagewerke nach Rufnummern zu kategorisieren. In diesem Fall können Sie nicht mehr als 10 Kategorien festlegen, da nur die Zahlen Null bis Neun als Dezimaltrennzeichen verwendet werden dürfen. Diese zehn Kategorien können dann so oft wie nötig in zehn weitere Kategorien unterteilt werden, wie das alphabetische Enzyklopädiesystem funktioniert.
Teilen Sie das Dezimalsystem in leicht zu erlernende Teile auf. Beispielsweise erfordert Ihre aktuelle Bibliothek möglicherweise drei Dezimalstellen, sodass Ihre zehn Kategorien als 000, 100, 200 usw. mit jeweils einem Titel aufgeführt werden. In jeder dieser Kategorien befinden sich Unterkategorien wie 002 oder 103, bis alle Dezimalstellen ausgefüllt wurden. In diesem Fall steht 002 für eine Kategorie in den Tausendern und 103 für eine Kategorie in den Hundertern. Dieses System eignet sich für extrem große Informationsmengen, da die Dezimalstellen nach Bedarf erweitert und ergänzt werden können.